業務プロセス自動化とは

業務プロセス自動化とは、受注から請求までの流れのように、複数の作業がつながった業務の一連の流れ（プロセス）全体を、技術の力で人手をかけずに回せるようにすることです。英語の頭文字からBPAと呼ばれます。1つの作業を速くするのではなく、仕事の流れそのものを自動で進む形に変える点が特徴です。

RPAとの違いは「点か、線か」

混同されやすいのがRPAです。RPAは、人がマウスやキーボードで行う画面操作をソフトウェアのロボットがそっくり真似て代行する技術で、「転記」「ダウンロード」といった個々の作業＝点の自動化を得意とします。一方のBPAは、システム同士を直接つなぎ、承認や例外の流れまで含めて業務の流れ全体＝線を自動化する考え方になります。RPAはBPAを実現する手段のひとつ、と整理すると分かりやすいでしょう。なお、RPAは決められた手順どおりに動く自動化技術であり、自ら判断するAIとは別物です。この区別を押さえておくと、ベンダーの提案も読み解きやすくなります。

AIの組み合わせで「例外」まで扱えるように

従来の自動化は、形の決まったデータと手順にしか対応できませんでした。そこにAIを組み合わせると、請求書の画像、問い合わせの文章、通話の音声といった形の決まっていないデータの読み取りや仕分けまで自動化の射程に入ります。BPAにAIや機械学習を重ねて人の介在を最小にする取り組みは、ハイパーオートメーション（あるいはインテリジェントオートメーション）と呼ばれます。「定型作業の代行」から「判断を含む流れの自動化」へ。自動化の主戦場は、いまこの段階に移りつつあります。

自動化の前に、流れを作り直す

経営判断として大切なのは、着手の順番です。いまの非効率な流れをそのまま自動化すると、非効率が高速で回るだけになりかねません。まず業務を棚卸しし、不要な工程を削り、簡素にしてから自動化する。「自動化できるか」より先に「この流れは残す価値があるか」を問うのが定石です。効果が出やすいのは、件数が多く、手順が明確で、複数部署をまたいで滞留しがちな業務。流れの棚卸しは、その選別から始まります。

業務プロセス自動化に関するよくある質問

RPAをすでに導入済みです。BPAを改めて考える必要はありますか？

あります。RPAで個々の作業が速くなっても、承認待ちや部署間の受け渡しで流れが滞っていれば全体の所要時間は縮みません。ロボットが代行している箇所を手がかりに、流れ全体のつなぎ直しを検討する価値があります。

自動化に向かない業務はありますか？

例外対応が大半を占める業務や、判断の責任が重く人の関与を外せない業務は不向きです。また発生件数が少ない業務は、自動化の構築・保守の手間が節約効果を上回ることがあり、手作業のままが合理的な場合もあります。

自動化を進めると、担当していた社員の仕事はなくなりますか？

仕事の中身が変わると考える方が実態に近いでしょう。転記や確認といった作業は減りますが、例外への対応、自動化の監視と改善、空いた時間での付加価値業務など、人にしかできない役割が残ります。配置転換と教育を併せて計画することが大切です。