AI受付(えーあいうけつけ)とは

AI受付とは、オフィスや施設を訪れた人の用件や訪問先を確認し、担当者への通知や行き先の案内を自動化する仕組みです。タブレットや端末を入口に置き、音声や画面操作で来訪者と担当者をつなぎます。

受付の四つの工程をつなぐ

一般的なAI受付は、来訪目的を聞く、部署名や担当者名を探す、電話やチャットで知らせる、会議室や待機場所を案内する、という流れを担います。会話部分にボイスボットや音声AIエージェントを使うことはありますが、それだけで完結せず、社員名簿、予定表、入館管理などとの連携を含む業務システムです。商品や施設の案内を広く担うAIコンシェルジュとは、対象業務の幅が異なります。

製品によっては、事前予約のQRコード、来訪履歴、ゲート開閉、顔認証にも対応します。ただし、AIと呼ばれる製品が同じ機能や精度を備えるわけではありません。自社に必要なのが単純な担当者通知か、本人確認や入館制御までかを先に分けなければなりません。

省人化だけでなく来訪者の迷いを減らす

受付担当者が電話で人を探す時間を減らし、来訪記録をそろえやすい点が導入メリットでしょう。一方、操作が難しい人、担当者が応答しない場面、配送や緊急対応まで端末だけで解決できるとは限りません。困ったときに人へ切り替わる連絡先と待機手順を画面上で分かりやすく示す必要があります。

氏名、訪問先、顔画像などは個人に関わる情報です。取得する項目、利用目的、保存期間、閲覧できる担当者を決め、不要な情報を集めないことが設計の基本です。「受付を無人にする」だけを目標にすると、来訪体験と安全確認を損なうおそれがあります。

AI受付に関するよくある質問

AI受付はどのような場所に向いていますか？

オフィス、工場、店舗、医療・公共施設など、訪問先の確認と担当者への連絡が繰り返し発生する場所が候補です。必要な本人確認や案内方法は施設ごとに変わります。

AI受付を入れれば完全に無人化できますか？

すべてを無人化できるとは限りません。端末を操作できない人、担当者不在、配送、緊急時に備え、人へ連絡できる手段を残してください。

AI受付の導入前に確認する情報管理は何ですか？

来訪者の氏名、訪問先、顔画像など、取得する情報と目的を確認します。保存期間、閲覧権限、削除方法も決め、不要な情報は集めない設計にします。